Hogyan NE írj angol e-maileket? - 5 gyakori buktató és hogyan kerüld el őket

Veled történt már ilyen?

Éppen egy fontos üzleti e-mailt írsz angolul egy partnernek, és miután lenyomtad a Küldés gombot, hirtelen fejbe kólint a valóság: "Jaj, máshogy kellett volna írnom!"

Ne aggódj, legtöbbünknek már volt része ehhez hasonló élményben!

Az üzleti angol kommunikáció sikere a részleteken múlik, és egyetlen apró figyelmetlenség is sokat ronthat a profizmus érzésén.

És ha nem szeretnéd, hogy a következő e-mailed elküldése után is szívdobogást kapj, olvasd el az alábbi tippeket. Megmutatom, hogyan kerüld el az öt leggyakoribb hibát, és legközelebb már te is biztosan tökéletes angol nyelvű üzleti e-mailt tudsz küldeni!

1. Túl informális megszólítás: "Hey, how are you?"

Oké, valószínűleg az egész napot végig dolgoztad, és elfoglalt vagy, zsong már a fejed, de a "Hey" egy hivatalos angol nyelvű üzleti e-mail kezdésére még ilyenkor sem a legjobb választás. Persze, lehet, hogy jól ismered már a címzettet, mégse felejtsd el, hogy az üzleti világban fontos a tisztelet és a professzionalizmus.

Példa:

Hey, Sarah, can you send me the report?

Mi a baj vele?

Nos, a "Hey" túl laza megfogalmazás ahhoz, hogy egy angol üzleti e-mailben használjuk. Az levél olvasója könnyen azt érezheti, hogy nem veszed komolyan a szakmai kapcsolatot.

Egy jobb változat:

Dear Sarah,

I hope you're doing well. Could you please send me the report at your earliest convenience?

2. A tárgymező hibái - az e-mail, amit senki nem akar megnyitni

Mi a közös a "Question", "Urgent" vagy "Help" tárgyú e-mailekben? Az, hogy a címzett majdnem biztosan a "nem sürgős" mappába teszi majd a levelet. Ezek az e-mailek ugyanis azt sugallják, hogy vagy nem fontosak, vagy túl sok gond szakadhat a nyakadba, ha elolvasod.

Kerülendő példa:

Subject: Question

Mi a baj vele?

Az angol nyelvű e-mail tárgya mindig legyen világos! Ha nem adsz egyértelmű információt a címzettnek, leveled könnyen elveszhet a többi e-mail között.

Javasolt változat:

Subject: Request for the Q3 Financial Report – Due Tomorrow

Miért jobb ez a megoldás?

Mert így a címzett rögtön tudja, hogy miről van szó, és hogy miért fontos, hogy válaszoljon.

3. Lehagyod a megszólítást

"Miért kéne megszólítást írnom? Ez csak egy e-mail!"

Amikor egy angol nyelvű e-mailben nem használsz megszólítást, az olyan, mintha belépnél valakinek a házába, de elfelejtenél köszönni. Az udvarias megszólítás elengedhetetlen része az üzleti angol etikettnek, és segít, hogy jó első benyomást kelts.

Példa:

Can you send the document?

Ez egy egyszerű kérés, de ha előtte meg is szólítod és üdvözlöd az olvasót, az e-mail sokkal barátságosabbá válik, miközben megőrzöd a professzionalizmusodat is.

Javasolt verzió:

Dear John,
I hope you're doing well. Could you please send me the document by the end of the day? I appreciate it!

4. Túl hosszú mondatok

Egy angol nyelvű üzleti e-mailben nincs helye a hosszú, bonyolult körmondatoknak. Ha egy üzenetben túl sok információt próbálsz összesűríteni, az könnyen átláthatatlanná válhat. Az olvasó valószínűleg gyorsan továbbgörget majd, és talán el is siklik néhány fontos részlet felett.

Kerülendő példa:

I just wanted to let you know that I've been working on the presentation for next week's meeting, and I think it will be ready by Friday, but I still need your feedback on the latest draft.

Javaslat:

Dear Sarah,
I'm working on the presentation for next week's meeting. It will be ready by Friday, but I still need your feedback on the latest draft. Thank you in advance!

5. Nem a megfelelő angol kifejezéseket használod

Az idiómák használata az üzleti angolban is fontos és hasznos, de könnyen elcsúszhatunk ezen a banánhéjon. Mert mi történik, ha rosszul alkalmazod őket? Előfordulhat, hogy az e-mail nem a kívánt hatást éri el, vagy a címzett zavarba jön, hogy mit is akartál mondani.

Példa egy rosszul alkalmazott szerkezetre:

I'm looking forward to *hear* from you.

Ez egy klasszikus hiba! Ne azt írd, hogy "hear", mert a helyes angol alak valójában "hearing"!

Javított verzió:
I'm looking forward to hearing from you soon.

Most, hogy tudod, milyen hibákra kell figyelned az angol emailekben, itt az ideje, hogy új szemlélettel ülj le a laptophoz és kezdj el írni!

Az angol nyelvű üzleti e-mailek ugyanis nem csupán kommunikációs eszközök, hanem a szakmai hozzáértésedet és a magas szintű nyelvtudásodat is tükrözik. Egy jól megírt angol e-mail nemcsak információt közvetít, hanem a munkatársaid, partnereid és ügyfeleid számára is azt üzeni: "Én birtokában vagyok az üzleti angolnak, és tudom, mit csinálok."

A következő alkalommal tehát, amikor egy angol nyelvű e-mailt gépelsz, tartsd szem előtt ezeket a tippeket, és figyelj a részletekre, hiszen egy jól megírt angol e-maillel sok mindent elérhetsz.

Most pedig, irány a gép – és írj olyan angol nyelvű üzleti e-maileket, amelyekre valóban felfigyelnek!

Ezt se felejtsd el elolvasni!